第一章 总 则
第一条 为进一步完善新体制下我厅的发文办理规则，促进我厅发文规范有效运转，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《海南省行政机关公文处理实施细则》和《中共海南省司法厅委员会关于进一步完善新体制下党委工作机制的若干规定（试行）》，结合本厅机关实际，制定本规则。
第二条 发文办理是指本厅制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第三条 厅机关各部门必须依照《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《海南省行政机关公文处理实施细则》及本规则，及时、准确、安全地做好发文工作。
第四条 发文应当坚持确有必要和注重效用的原则，严格控制厅机关发文。除重要工作、重要规范性文件和重要会议必须以省司法厅或省司法厅党委名义行文外，各部门能够使用便函办理的业务，应当使用便函。会议通知、转发上级文件通知由办公室统一办理。厅领导讲话，由厅长签发后以通报的形式下发，原则上不发全文。无保密内容、可以通过网络或电话进行信息传递的，尽量不发纸质文件。
第二章 公文种类
第五条 省司法厅公文主要包括：
（一）省司法厅意见：用于传达贯彻落实司法部、省委、省政府关于司法行政工作的重要指示、批示，贯彻执行司法部、省委、省政府重要决策的工作部署，对重要问题提出见解和处理办法。
（二）省司法厅办法：用于以司法厅名义对贯彻执行司法行政重要法律法规、规章和进行某项重要司法行政工作的方法、步骤、措施等提出的具体规定；
（三）省司法厅决定：用于以司法厅名义对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级司法行政机关不适当的决定事项。
（四）省司法厅公告：用于向社会宣布省司法厅依法行使管理职能的重要事项。
（五）省司法厅请示：用于以省司法厅名义向司法部、省委、省政府等领导机关请求指示、批准。
（六）省司法厅报告：用于以省司法厅名义向司法部、省委、省政府等领导机关和领导同志汇报工作、反映情况。
（七）省司法厅通知：用于印发省委、省政府领导同志和厅领导在本省司法行政工作重要会议上的讲话；本省司法行政业务工作比较重要的指导性文件；转发上级机关的文件；奖惩决定。
（八）省司法厅通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（九）省司法厅批复：用于答复下级机关请示的涉及司法行政法律政策的事项。
（十）省司法厅函：用于向省政府机关报送有关材料；与有关部门商洽工作，询问和答复问题；与有关部门联系外事活动安排事项等。
（十一）警衔任免命令：用于以厅长名义签署，对省司法厅管理的监狱、劳教人民警察的警衔授予、晋升、降级和取消。
（十二）厅长办公会议纪要：用于记录厅长办公会议所讨论、决定的事项。
（十三）厅务会议纪要：用于记录厅务会议所讨论、决定的事项。
第六条 省司法厅党委公文主要包括：
（一）省司法厅党委通知：用于发布厅党委的文件、任免干部，传达司法部党组、省委、省委政法委员会的指示，转发司法部党组、省委、省委政法委员会和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
（二）省司法厅党委请示：用于厅党委向司法部党组、省委、省委政法委员会和省委其他部门请求指示、批准。
（三）省司法厅党委批复：用于答复下级司法行政机关党委（党组）的请示。
（四）省司法厅党委报告：用于以厅党委名义向司法部党组、省委、省委政法委员会等领导机关和领导同志汇报工作、反映情况，答复领导机关的询问。
（五）省司法厅党委决议：用于经厅党委会议讨论通过的重要决策事项。
（六）省司法厅党委函：用于与省委有关部门、市县党委之间商洽工作、询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（七）省司法厅党委会议纪要：用于记录厅党委会议所讨 论、决定的事项。
第三章 行文规则
第七条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。
第八条 向司法部、省委、省政府、省委政法委员会等上级机关行文，应以省司法厅或省司法厅党委的名义行文，省监狱管理局（以下简称省监狱局）、省劳动教养管理局（省戒毒管理局）［以下简称省劳教（戒毒）局］及其党委不能直接向以上机关行文。
第九条 厅办公室、厅纪委、厅政治部、省监狱局、省劳教（戒毒）局可以分别向司法部办公厅、纪检组、政治部、监狱局、劳教（戒毒）局行文，厅机关其他部门不能对司法部的相关部门行文，但司法部相关部门来文要求我厅相关部门直接向其行文的除外。
第十条 省司法厅可以与省直各单位、各部门相互行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文，如确需要行文，应当报请省人民政府批转或者由省人民政府办公厅转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经省人民政府批准，并在文中注明经省人民政府同意。
厅党委可以向省委各部门行文，也可以函的形式向市县党委行文。
第十一条 厅办公室依据职权可以向外行文；在各自职权范围内，厅纪委可以向省纪委行文；厅政治部可以向省编办、省人力资源和社会保障厅、省委组织部行文；厅机关党委、工会、团委可以分别向省直机关工委、工会、团委行文；厅机关其他部门不能向外行文。
省监狱局、省劳教（戒毒）局为了协调具体业务工作的需要，可与省政府相关业务部门和法院、检察院等相关政法部门以函的形式商洽工作。
第十二条 省司法厅、厅办公室根据工作需要可以向全系统各单位行文。厅党委可以向全系统各单位党委（党组）行文。厅机关其他部门不得向本系统各单位或单位党委（党组）行文。厅纪委、厅政治部、厅机关党委、工会、团委在各自职权范围内可以向本系统各单位相关部门行文。
一般情况下要逐级行文，需要向基层单位贯彻的，由其直接主管部门予以转发并负责文件贯彻的督查工作[可以同时在文尾抄送栏注明抄送厅属各监狱、劳教（戒毒）所（党委），协会（党委）]。特殊情况下需要向基层单位或单位党委（党组）及其相关部门行文的，需经厅主要领导批准。
第十三条 省监狱局、省劳教（戒毒）局及其党委，向厅属监狱、劳教（戒毒）所及其党委的重要行文，应当同时抄送省司法厅或厅党委，根据相关内容还可同时抄送厅纪委或厅政治部。
第四章 拟稿规则
第十四条 拟制发的文件，首页必须使用《海南省司法厅文件拟稿纸》，发文底稿一律使用A4型纸打印。
第十五条 拟稿应当正确使用决定、通知、通报、意见、请示、报告、批复、函、会议纪要等文种，公文格式应规范。
第十六条 按照《海南省司法厅国家秘密保密管理规定》，对涉及国家秘密的文稿，应拟定密级、保密期限和接触范围。
第十七条 文稿内容应符合法律、法规、规章以及党和国家的方针政策，所提措施和办法切实可行，做到情况属实、观点明确、文字精炼，篇幅力求简短。
第十八条 公文内容涉及几个业务部门的，主办部门应呈送有关部门领导会签；部门之间对有关问题未经协商或协商后未达成共识的，不得行文。
第十九条 重要的公文，部门领导要亲自起草或主持起草。所拟公文，如系上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。
第五章 审核规则
第二十条 厅办公室是厅机关公文处理的管理机构，负责厅机关的公文处理工作。
第二十一条 坚持先审核后送签的办文程序，文件送领导签发之前应当先进行核稿。以厅或厅党委名义发文，由主办部门主要负责人审阅并签字后送厅办公室进行文核，再呈送有关领导签发。内容涉及法律、政策的，应先送厅政策法规处进行法律政策审核，再送厅办公室核稿。
第二十二条 核稿人应当从以下几个方面对文稿进行审核：（一）有无必要发文，行文关系是否恰当；
（二）是否符合公文的审批程序，需要与有关部门会签的，是否经过会签；
（三）文稿内容是否符合法律、法规、规章，党和国家的方针政策以及本单位的有关规定；
（四）拟定密级的事项是否属于国家秘密，密级是否准确，保密期限是否妥当，接触范围是否合适；
（五）文种使用是否正确，公文格式是否规范；
（六）层次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表述是否简洁、通顺、确切。核稿中发现问题或存疑，应及时向拟稿人进行了解，也可直接约请拟稿人共同修改，必要时可作退文处理。
第六章 审批签发规则
第二十三条 政策性强、涉及面广的重要公文，包括本厅发布的规范性文件、决定，上报司法部、省委、省政府和事关全局的文电，由厅长签发，党务事项由党委书记审签。
第二十四条 业务性的专项问题，由分管该项工作的厅领导签发；如涉及其他厅领导分管范围的，须送有关厅领导会签；属于日常工作例行性问题，经分管领导同意后可由厅办公室主任根据授权签发。
第二十五条 以厅办公室名义发文，由厅办公室主任审签；重要事项，由厅办公室主任报有关厅领导同意后签发。
第二十六条 以厅纪委名义发文，由厅纪委书记审签；以厅政治部、厅机关党委、工会、团委名义发文，由厅政治部主任审签。
第七章 其 他
第二十七条 公文缮印前由厅办公室机要室编号，并进行登记。
第二十八条 公文原则上在厅打印室缮印，必要时可在指定的印刷厂缮印。印刷秘密公文，应当交由厅打字室或者委托持有保密部门颁发的《国家秘密载体复制许可证》的印刷厂印刷。秘密公文的印刷、校对应当尽量减少接触人员。绝密公文的印刷、校对应当指定专人进行。
第二十九条 公文付印前拟稿人应进行复核。
第三十条 司法厅和厅党委印章，由厅办公室指定专人掌管，并负责用印监印。
凡以厅或厅党委名义制发的公文，必须凭经领导签发的文稿，方予用印。
如发现公文不符合要求，监印人有责任向有关人员提出意见，经修正后，方予用印。
第三十一条 公文分发由拟文部门负责，多部门共同拟文的，由牵头部门负责。需要到省直机关公文交换站交换或机要传递的，由厅办公室负责。
第三十二条 办公室机要室工作人员应及时做好文件材料的整理归档工作，确保归档文件材料齐全、完整。个人不得留存应当归档的公文、材料。
第八章 附 则
第三十三条 本规则由省司法厅负责解释。
第三十四条 本规则自发布之日起施行。《海南省司法厅关于印发＜海南省司法厅机关发文办理规则＞的通知》（琼司[2010] 3号）同时废止。