第三章  征集范围

第十二条  征集党和国家领导人以及省部级领导在本地区视察、工作期间形成的档案范围：
（一）历届、现任党和国家领导人，省部级领导在本地区视察、参加庆典或其他重要公务活动期间形成的各种讲话、题词、照片、录音、录像等档案材料。
（二）历任、现任浙江省党政军领导在本地区工作活动中形成的各种信函、讲话、题词、照片、录音、录像等档案材料。
第十三条　征集具有地方特色、民族特色、非物质文化及其他珍贵档案资料的范围：
（一）著名人士在本地区或者本地区著名人士在外地生活、工作活动中形成的具有历史参考价值的各种信函、自传、日记、回忆录、通讯录、演讲稿、著作、研究成果、书画作品、获奖证书、照片、录音、录像等档案材料。
（二）中华人民共和国成立前各种房地产契约、卖身契约、典当票据、家信、钱币、县志、年鉴等史料。
（三）本地区的名胜古迹、民情风俗、出土文物、民歌、民谣、传说、奇闻轶事等材料。
（四）民间文学、传统音乐、传统舞蹈、传统戏剧、曲艺、传统体育、游艺、杂技、传统医药。
第十四条　寄存和捐赠档案的范围：
（一）未列入档案馆接收名册的单位或个人，因保管条件限制或其他原因要求寄存档案的。
（二）个人保存的，愿意移交或无偿捐赠给档案馆的各种珍贵档案史料。

第四章  接收征集内容

第十五条  列入接收征集档案内容包括：
（一）文书档案、科技档案、业务档案等各种门类的档案，纸质、声像、实物和电子等各种载体形态的档案，以及有助于了解或补充档案内容的各种重要编研材料、书刊、资料等。
（二）进馆单位编制的检索工具以及用以说明档案移交内容、移交情况的规定材料和图表。
（三）其他法律法规规定的移交内容。

第五章  接收征集时间

第十六条  列入本办法接收征集范围的档案，应在立档单位保存满10年后向同级档案馆移交，下列情况除外：
（一）已撤销机构的档案，自机构撤销之日起3个月内向同级档案馆移交。
（二）重大活动档案按照《嘉兴市重大活动档案管理办法》的规定，在相关活动结束之日起4个月内向同级档案馆移交。列入《重点建设项目档案接收名册》的市、县（市、区）政府投资的重点工程项目、重大科学技术研究项目档案在项目竣工验收后3个月内向同级档案馆移交。
（三）经市、县（市、区）档案行政管理部门审批同意，对单位保管条件不善的档案可以提前接收进馆；对专业性较强或需要保密及其他特殊原因不能按期移交的档案，可以延长有关档案的移交时间。
（四）对关系民生、社会各方面又急需广泛利用的档案，经同级档案行政管理部门认定，可适当缩短进馆年限。
（五）列入本办法接收范围的中华人民共和国成立前档案，各进馆单位必须及时与同级档案馆联系，确定移交时间。
（六）法律法规对接收时间另有规定的，从其规定。

第六章  接收征集要求

第十七条　档案的接收征集要求：
（一）进馆档案应保持全宗的完整性，各种门类和载体形式的档案按照国家有关法规、规范、标准，及嘉兴市各级档案馆接收档案质量标准整理完毕。
（二）进馆单位必须向各级档案馆移交档案原件，本单位有利用需要的可以制作保留复制件或电子文件。
（三）进馆单位应当根据国家档案局及各部门、各系统制定的各类档案保管期限规定，科学界定档案保管期限。
（四）进馆档案的解密或密级调整，应当根据国家档案局、国家保密局制定的《各级国家档案馆档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》执行。
（五）进馆单位应当编制一式两份符合要求的组织沿革、全宗介绍、分类方案，一份随同档案移交，一份进馆单位留底。
（六）进馆单位在移交纸质档案的同时，移交相应的纸质案卷目录一份、全引目录一份（按照《归档文件整理规则》整理的文书档案，移交相应的归档文件目录两套），符合档案馆进馆单位电子档案接收要求的电子目录一套。
（七）进馆单位应当加强档案信息化建设，加快传统载体档案资料数字化进程。尚未移交进馆的重要传统载体档案，应当在移交进馆前按照规定完成数字化转换。进馆单位具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质、缩微胶片等载体同时归档和移交。
（八）档案馆和进馆单位要加强档案交接工作的安全管理和保密工作，采取切实有效的措施，确保档案实体和信息的安全。
（九）进馆单位应当加强本系统、本部门和本单位档案移交工作的管理，健全工作制度，明确工作职责，规范工作流程，落实各项保障措施。

第七章  接收征集程序

第十八条  档案的接收征集程序：
（一）档案馆根据有关规定，确定接收征集对象，编制接收征集名册和接收征集计划。
（二）档案馆向进馆单位下发档案进馆通知和接收征集计划。进馆单位根据接收征集计划安排的时间要求做好进馆准备工作。
（三）档案馆组织人员实地检查档案。进馆单位在检查通过后向档案馆报送移交档案目录。不符合要求的，进馆单位应当及时进行补充完善。
（四）进馆单位在报送移交档案目录后，根据档案馆确定的具体移交时间，将档案实体、检索工具和电子目录等移交进馆。交接双方根据移交目录清点核对无误后，填写档案交接文据，签字盖章。交接文据一式两份，档案馆、移交单位各保存一份。
（五）需要提前或推迟移交进馆的，进馆单位应当向同级档案行政管理部门提出书面申请，经档案行政管理部门同意后变更进馆期限。

第八章  奖励和处罚

第十九条　非国家所有的反映本地区历史和地方特色的珍贵档案史料，鼓励档案资料所有人向档案馆捐赠；档案馆接受捐赠的，当地人民政府或者档案行政管理部门应当给予奖励，并颁发荣誉证书。
第二十条　对在档案的征集、整理、保护和提供利用等方面作出特殊贡献的单位和个人，当地人民政府或者档案行政管理部门应当给予奖励。
第二十一条　对违反档案接收征集有关规定的单位和个人，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规给予相应的处罚。

第九章  附  则

第二十二条  本办法由嘉兴市档案局负责解释。
第二十三条  本办法自2012年4月15日起施行。原《嘉兴市档案征集办法》（嘉政发〔1999〕206号）同时废止。